4.3.7 办公楼物业管理服务机构应对自然灾害、事故灾害、公共卫生事件和社会安全事件等突发公共事件建立应急预案，并组织实施培训、演习、评价和改进，事发时按规定途径及时报告顾客、物业管理企业和有关部门，并采取相应措施。
4.4 基础管理服务
4.4.1 财务管理服务
4.4.1.1 建立健全财务管理制度，对物业管理费和其它费用的收支进行财务管理，运作规范，账目清晰。对于顾客报修、超时空调、延伸服务等费用须单独结算的应准确计算。
4.4.1.2 物业管理费、能耗费、通讯费、杂费、特约服务收费、车库管理费以及其它费用的缴付标准、时间、方式严格按照公开收费制度进行（合同另有约定除外），收费应操作规范。
4.4.2 物业档案管理
有较完善的物业管理档案制度，档案内容至少应包括：
0.1物业竣工验收档案；
0.2办公楼及其配套设施权属清册；
0.3设备管理档案；
0.4顾客资料档案；
0.5日常管理档案。
5 顾客服务
5.1 接待服务
5.1.1 接待原则
顾客接待应遵循“公开办事制度、公开办事纪律、公开服务项目、公开收费项目和标准”的原则。顾客接待人员应热情回答顾客咨询，确保100%答复率。
5.1.2 大堂服务
大堂服务人员应注意维护大堂的整洁、有序和安全，向顾客提供关于周边交通、景点和办公楼内部各服务功能的咨询。
5.1.3 入驻、退租服务
顾客需入驻和退租时，服务人员应按规定的程序及时受理，手续完备，及时建档、归档。
5.1.4 报修接待服务
当顾客报修时，应及时受理，并在规定的时间内到场，小修项目宜当天完成（预约除外）。
5.2 信报服务
正确分理信件，认真登记报刊杂志和挂号信，正确处理特殊邮件（如退信等）。
5.3 通讯设施安装服务
5.3.1 确保收到顾客需求信息后一个工作日内，联系好专业服务单位为顾客申请通讯设施的安装。
5.3.2 确保内线电话在收到顾客需求信息之后一个工作日内开通。
5.3.3 收到专业服务单位挑线通知后，及时安排工程部门进行施工，并确保一个工作日内开通。
5.4 维修资金管理服务
需要时，建立办公楼维修资金管理制度，对办公楼维修资金进行账务管理，运作规范，账目清晰。
5.5 装修管理服务
5.5.1 制订办公楼装修申请、审批、巡视、验收等装修管理制度并在顾客申请装修时告知。
5.5.2 建立顾客装修档案，内容应包括装修申请、审批、验收资料。
5.5.3 办公区的昼间噪声控制应执行GB 3096中的四类标准限值。
5.5.4 发现违反装修管理制度的行为、现象应及时劝阻、制止。如制止无效，报告业主和有关部门处理。
5.6 投诉处理
5.6.1 顾客投诉应分下列情况处理：
——办公楼物业管理服务机构直接受理的投诉，应核实情况，及时处理并回复投诉者。属于物业管理责任的，应向顾客道歉并及时纠正；属于无理投诉的应做好解释工作。办公楼物业管理服务机构与投诉者无法协商解决的，应上报物业管理企业或上级主管部门处理；办公楼物业管理服务机构直接受理的投诉，应在一个工作日内回复处理结果，最长不得超过三个工作日；
——顾客直接向上级主管部门的投诉或者上级部门转来的投诉，应查明事实，确认证据，分清责任后如实反映情况或上报书面材料，协助上级部门做好相应工作；
——向公安机关报案的投诉，协助公安部门处理；
——涉及依法裁决的投诉，应按法律程序处理。
5.6.2 受理、处置顾客投诉应保持记录。
5.7 延伸管理服务
办公楼物业管理服务机构应根据顾客的需求，开展力所能及的延伸服务，如租赁服务、室内绿化布置、票务服务等。
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办公楼物业管理服务规范