公司办公自动化管理规定

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　　 5.1.9用户认证管理。
　　 5.1.9.1用户密码方式：用户首次登陆时系统强制更改密码，日常要求每隔1个月修改用户密码。
　　 5.1.9.2建议系统采用电子身份认证卡确保系统的安全。
　　 5.1.10用户管理。
　　 5.1.10.1用户重新审核：将现有的OA用户按部门列表由用户所在部门领导签字确认。
　　 5.1.10.2新用户申请程序：新增用户由本人填写新增(变更)用户表（附后），本部门领导签字后，到人力资源开发室盖章确认，由电算室创建用户。
　　 5.1.10.3用户权限变更：当对用户权限有特殊需要时，请填写用户权限变更表（附后）。
　　 5.1.10.4用户变更：人员流动时，由人力资源开发室填写用户新增（变更）表（附后）提供给电算室，由电算室对这些用户变更所属部门。
　　 5.1.10.5用户注销：人员调离，退休、退养、离职时，由人力资源开发室填写用户注销表（附后）提供给电算室，由电算室注销用户。
　　 5.1.11用户组管理。
　　 5.1.11.1用户群组重新审核：将群组名称及群组成员列出后，由各主管部门重新审核。
　　 5.1.11.2新用户组申请程序：由使用部门填写用户新增（变更）表（附后），与电算室协商创建。
　　 5.1.11.3用户组的日常管理：用户组由电算室进行日常维护。
　　 5.1.11.4用户组信息的发布：为方便查询各用户组包含的成员，电算室将每隔一个月在通知公告中发布用户组信息。
　　 5.1.12功能模块的管理。各模块的主管单位指定专人对模块中的文档进行维护。
　　 5.1.13系统操作要求。
　　 5.1.13.1要求每天早8：00打开OA办公系统，下班时触发按钮，形成的信息由各部门专人管理并与考勤挂勾。
　　 5.1.13.2上班期间每隔一个小时查看一次最新信息。
　　 5.1.13.3各模块的主管理单位负责及时更新信息。
　　 5.1.14信息管理要求。
　　 5.1.14.1电子邮件系统：要求经常清理，保证邮件占用空间小于100M。
　　 5.1.14.2通知公告、留言板：文档保留一个月时间，超期后由电算室对文档进行删除。
　　 5.1.14.3公文管理、党委工作、食堂管理：由办公室对文档进行维护。
　　 5.1.14.4政策法规、经济责任制：由企管办对文档进行定期维护。
　　 5.1.14.5信息发布、信息收集：由指定部门的专人负责维护。
　　 5.1.14.6对于永久保留的信息由电算室负责备份。
　　 5.1.14.7重要信息主管理部门要自已备份
　　 5.2经销商电子公文管理规定。
　　 5.2.1每家经销商一个用户名，由专人管理与使用，用户名和密码要有两人知晓，避免人员调动，其他人不能登录。
　　 5.2.2上机人员调离工作岗位，新的操作人员应及时更改用户设置。
　　 5.2.3上机操作人员必须熟记用户名和密码，并保守秘密。
　　 5.2.4上机操作人员在系统中不得从事与工作无关的活动，系统用毕应及时退出该系统。
　　 5.2.5不许将IE浏览器设置成“表单自动提示密码”。
　　 5.2.6上机人员不得在邮件系统中向所有用户群fa邮件，一经发现，作为劣迹记入经销商综合考评。
　　 5.2.7使用人员要每日登录系统，至少保证早、晚各一次，并及时将一汽贸易总公司的有关信息通知到相关人员。
　　 5.3服务商电子公文管理规定。
　　 5.3.1外来公文进行登记、处理，在收文流程中处理，例如：一汽网上公文、服务通报、月报审核通知及其它形式的文件等。由服务站资料员负责管理流程。
　　 5.3.2服务站内部制定的公文，需按流程办理且归档，在发文流程中办理。由服务站资料员负责管理流程。
　　 5.3.3信息采编用来从各种媒体采集各种相关信息，经筛选整理编辑后形成各种主题刊物，进行发布。例如：质量信息反馈、重大质量问题汇报、用户信息、索赔申请、市场信息等。主要由持有一汽贸易公司颁发的培训上岗证的服务经理、鉴定员、资料员负责。

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